Wysyłka faktur do Krajowego Systemu e-Faktur — konfiguracja i najczęstsze pytania.
Certyfikat KSeF uzyskasz w Aplikacji Podatnika KSeF (logowanie Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym), składając wniosek certyfikacyjny.
Dostaniesz dwa pliki: .crt i .key.
Potrzebujesz obu — wgrywa się je razem, wraz z hasłem ustawionym przy generowaniu.
- Wejdź na Faktury → Konfiguracja → zakładka KSeF.
- Wgraj oba pliki i podaj hasło ustawione przy generowaniu certyfikatu.
- Kliknij Testuj połączenie. Test przechodzi pełne uwierzytelnienie, ale nie wystawia żadnej faktury.
Upewnij się, że NIP w danych firmy zgadza się z NIP-em, na który wydano certyfikat — przy rozbieżności KSeF odrzuci uwierzytelnienie.
Na wystawionej fakturze pojawia się przycisk Wyślij do KSeF. Przed wysyłką zobaczysz podsumowanie z dwiema informacjami, które warto przeczytać.
To ważna różnica względem faktur wystawianych poza KSeF, które nadal możesz edytować i usuwać. Po wysłaniu przycisk „Edytuj” znika, a na jego miejscu zostaje „Wystaw korektę”.
Datą wystawienia faktury w KSeF jest dzień jej przesłania. Jeśli na dokumencie masz inną datę, aplikacja to zauważy i zaproponuje poprawienie jednym kliknięciem.
- Błąd wysyłki — dokument nie dotarł do KSeF. Pojawi się przycisk Ponów wysyłkę; ponowienie jest bezpieczne.
- Wysyłanie — dokument dotarł, ale nie mamy potwierdzenia (np. zerwane połączenie). Wtedy dostępne jest wyłącznie Sprawdź status w KSeF. Ponowna wysyłka utworzyłaby w rejestrze duplikat, którego nie da się usunąć — dlatego aplikacja jej nie proponuje.
- Odrzucona — KSeF zakwestionował dane. Komunikat zawiera powód podany przez Ministerstwo Finansów; popraw dokument i wyślij ponownie.
Faktury wysłane do KSeF mają na PDF kod QR z linkiem weryfikacyjnym. Każdy, kto dostanie taki dokument, może sprawdzić, że faktura naprawdę jest w systemie i nie została zmieniona. Ten sam link znajdziesz w szczegółach faktury — do skopiowania, gdy klient nie ma czym zeskanować kodu.
- Nie prowadzi księgowości — nie rozlicza VAT ani PIT i nie zastępuje biura rachunkowego.
- Nie odbiera faktur zakupowych z KSeF — wysyłamy Twoje faktury, nie pobieramy cudzych.
- Nie obsługuje trybu offline — gdy KSeF nie działa, faktura czeka, a Ty ponawiasz wysyłkę.
Ta instancja wysyła faktury do środowiska produkcyjne
(https://api.ksef.mf.gov.pl/v2).
Masz pytanie, na które nie ma tu odpowiedzi? Napisz na pomoc@latwawycena.pl.