Wycena, oferta, kosztorys, faktura proforma, faktura VAT — ile tych dokumentów? I który wysłać kiedy? Oto prosty przewodnik.
Wycena / Oferta / Kosztorys
To w zasadzie to samo — dokument wysyłany PRZED wykonaniem usługi. Mówi klientowi "tyle to będzie kosztować". Nie jest dokumentem księgowym. Nie rodzi obowiązku podatkowego.
- Wycena — ogólna nazwa, używana wszędzie
- Oferta handlowa — bardziej formalna, często z warunkami współpracy
- Kosztorys — rozbity na szczegółowe pozycje, typowy dla budownictwa
Faktura proforma
Wygląda jak faktura, ale nią nie jest. To "zapowiedź" faktury — wysyłasz ją żeby klient wiedział ile przelać jako zaliczkę. Nie księgujesz jej, nie odprowadzasz VAT.
Faktura VAT
Dokument księgowy wystawiany PO wykonaniu usługi (lub po otrzymaniu zapłaty). Rodzi obowiązek podatkowy. Wystawiasz w programie do faktur (np. Fakturownia, iFirma).
Kolejność dokumentów
- Wycena/Oferta — przed pracą ("tyle to będzie kosztować")
- Faktura proforma — opcjonalnie, do zaliczki
- Wykonanie usługi
- Faktura VAT — po wykonaniu ("zapłać tyle")
Ważna różnica
Wycena to narzędzie sprzedażowe — ma przekonać klienta. Faktura to dokument księgowy — ma być poprawna. Nie mieszaj tych ról. Profesjonalna wycena z logo i rozbitymi pozycjami → akceptacja klienta → wykonanie → faktura.