Wycena, oferta, kosztorys, faktura proforma, faktura VAT — ile tych dokumentów? I który wysłać kiedy? Oto prosty przewodnik.
Wycena / Oferta / Kosztorys
To w zasadzie to samo — dokument wysyłany PRZED wykonaniem usługi. Mówi klientowi "tyle to będzie kosztować". Nie jest dokumentem księgowym. Nie rodzi obowiązku podatkowego.
- Wycena — ogólna nazwa, używana wszędzie
- Oferta handlowa — bardziej formalna, często z warunkami współpracy
- Kosztorys — rozbity na szczegółowe pozycje, typowy dla budownictwa
Faktura proforma
Wygląda jak faktura, ale nią nie jest. To "zapowiedź" faktury — wysyłasz ją żeby klient wiedział ile przelać jako zaliczkę. Nie księgujesz jej, nie odprowadzasz VAT.
Faktura VAT
Dokument księgowy wystawiany PO wykonaniu usługi (lub po otrzymaniu zapłaty). Rodzi obowiązek podatkowy. W ŁatwejWycenie wystawisz ją prosto z zaakceptowanej wyceny — pozycje przenoszą się same, dane nabywcy pobierzesz z GUS po NIP-ie, a faktura może być z VAT albo bez (ze zwolnieniem).
Kolejność dokumentów
- Wycena/Oferta — przed pracą ("tyle to będzie kosztować")
- Faktura proforma — opcjonalnie, do zaliczki
- Wykonanie usługi
- Faktura VAT — po wykonaniu ("zapłać tyle")
Ważna różnica
Wycena to narzędzie sprzedażowe — ma przekonać klienta. Faktura to dokument księgowy — ma być poprawna. Nie mieszaj tych ról. Profesjonalna wycena lub oferta cenowa z logo i rozbitymi pozycjami (z aplikacji do wycen) → akceptacja klienta → wykonanie → faktura.
Najprościej: wycena i faktura w jednym miejscu
Skoro faktura powstaje z tych samych pozycji co wycena, przepisywanie ich do osobnego programu to strata czasu i miejsce na błąd. W ŁatwejWycenie klikasz na zaakceptowanej wycenie „Wystaw fakturę", zaznaczasz pozycje i ilości (możesz fakturować etapami) — resztę aplikacja wypełnia sama. Obsłużysz też faktury zaliczkowe i końcową rozliczającą zaliczki, korekty (także „do zera") oraz własne serie numeracji z rocznym resetem.
ŁatwaWycena jest narzędziem do wystawiania faktur — nie prowadzi księgowości ani rozliczeń podatkowych. Podatki rozliczasz samodzielnie lub ze swoją księgową.
Cały proces krok po kroku opisaliśmy w poradniku Od wyceny do faktury.