Typowy tydzień w małej firmie usługowej: wyceniasz zlecenie, klient akceptuje, robisz robotę — a potem siadasz i przepisujesz te same pozycje z wyceny do osobnego programu do faktur. Nazwa usługi, ilość, cena, stawka VAT. Pięć minut, dziesięć razy w miesiącu. I jedno miejsce, w którym łatwo o literówkę w kwocie.
Tego kroku po prostu nie musi być. Zaakceptowana wycena zawiera już komplet danych, których wymaga faktura.
Dlaczego wycena i faktura to ten sam zestaw danych
Jak pisaliśmy w tekście Faktura czy wycena — czym się różnią, oba dokumenty opisują to samo zlecenie, tylko na innym etapie: wycena przed pracą (rola sprzedażowa — ma przekonać), faktura po pracy (rola księgowa — ma być poprawna). Role są różne, ale lista pozycji, ilości i kwoty — identyczne.
Jeśli trzymasz je w dwóch narzędziach, ta sama lista istnieje w dwóch miejscach. Zmienia się zakres prac? Poprawiasz dwa razy. I tylko od Twojej pamięci zależy, czy oba dokumenty nadal się zgadzają.
Krok po kroku: faktura z zaakceptowanej wyceny
- Uzupełnij dane sprzedawcy — raz. Nazwa firmy, NIP, adres i status VAT: czynny podatnik albo zwolniony. Przy zwolnieniu podajesz jego podstawę, bo musi znaleźć się na dokumencie.
- Otwórz wycenę, którą klient zaakceptował i kliknij „Wystaw fakturę".
- Zaznacz pozycje i ilości. Całe zlecenie albo tylko jego część — jeśli rozliczasz etapami, resztę zafakturujesz z tej samej wyceny później.
- Wpisz NIP nabywcy i pobierz nazwę oraz adres z GUS. Dla osoby prywatnej wpisujesz dane ręcznie.
- Ustaw termin płatności i wystaw. Dostajesz gotowy PDF, a faktura zostaje powiązana z wyceną — zawsze wiadomo, co z czego wynikło.
Cały proces zajmuje mniej czasu niż samo odnalezienie wyceny w mailach.
Kiedy faktura zaliczkowa, a kiedy zwykła
Zaliczkę bierzesz zwykle przy większych zleceniach — na materiał albo jako zabezpieczenie terminu. Wtedy kolejność wygląda tak:
- Faktura zaliczkowa — po otrzymaniu zaliczki, na kwotę lub procent wartości zlecenia. VAT liczy się metodą „w stu", czyli od kwoty brutto, którą klient faktycznie wpłacił.
- Faktura końcowa — po zakończeniu prac. Rozlicza wszystkie wcześniejsze zaliczki z tej wyceny i pokazuje kwotę pozostałą do zapłaty.
Jeśli zaliczka pokryła całość, faktura końcowa i tak jest przydatna — domyka zlecenie w dokumentacji.
Pomyłka na wystawionej fakturze? Korekta, nie edycja
Wystawionej faktury się nie poprawia — to dokument, który już trafił do obiegu. Zamiast tego wystawia się fakturę korygującą: zmienia kwotę, ilość albo koryguje dokument „do zera", jeśli został wystawiony błędnie w całości. Kolejna korekta uwzględnia poprzednie, więc łańcuch pozostaje spójny i da się odtworzyć.
To jedna z tych rzeczy, których nie chcesz odkrywać w kwietniu, przy rozliczeniu rocznym.
Numeracja — ustaw ją raz i zapomnij
Numery faktur muszą być ciągłe i jednoznaczne. Warto od razu ustalić własny format (prefiks, numeracja z rocznym resetem albo ciągła) i osobne liczniki dla faktur, korekt i zaliczek. Zwłaszcza jeśli numerujesz dokumenty w określony sposób od lat — zmiana w połowie roku robi więcej zamieszania niż pożytku.
Czego takie narzędzie nie zrobi za Ciebie
Warto to powiedzieć wprost: program do wystawiania faktur to nie księgowość. Nie rozliczy VAT-u ani PIT-u i nie zastąpi biura rachunkowego. Wystawia dokumenty i trzyma je w jednym miejscu — podatki nadal rozliczasz sam albo ze swoją księgową. Wysyłka faktur bezpośrednio do KSeF jest w ŁatwejWycenie w przygotowaniu; na razie pobierasz gotowy PDF.
Podsumowanie
Przepisywanie pozycji z wyceny na fakturę to praca, która nic nie wnosi, a generuje ryzyko błędu w kwocie. Jeśli oba dokumenty powstają w jednym miejscu, wystawienie faktury sprowadza się do zaznaczenia pozycji i kliknięcia przycisku.
Zobacz, jak działa moduł faktur w ŁatwejWycenie — albo zacznij od strony aplikacji do wycen, bo to od wyceny zaczyna się cały proces.