Wokół KSeF narosło tyle sprzecznych dat, że łatwo przegapić rzecz najważniejszą: obowiązek odbierania faktur przez KSeF objął wszystkich przedsiębiorców — także jednoosobowe firmy — już 1 lutego 2026. Nawet jeśli sam wystawiasz faktury dopiero od kwietnia, Twoi kontrahenci mogą wysyłać Ci faktury wyłącznie przez system od lutego. Oto pełny, zweryfikowany harmonogram.
Harmonogram KSeF — kogo i od kiedy obowiązuje
| Data | Co się zmienia |
|---|---|
| 1 lutego 2026 | Wystawianie w KSeF: firmy ze sprzedażą brutto powyżej 200 mln zł (za 2024). Odbieranie faktur przez KSeF: wszyscy przedsiębiorcy. |
| 1 kwietnia 2026 | Wystawianie w KSeF: wszyscy pozostali — w tym JDG oraz podatnicy zwolnieni z VAT (podmiotowo i przedmiotowo). |
| 1 stycznia 2027 | Najmniejsi („wykluczeni cyfrowo"): firmy ze sprzedażą do 10 000 zł brutto miesięcznie, wystawiające faktury do 450 zł — do końca 2026 mogą fakturować poza KSeF. |
Co z fakturami dla klientów prywatnych (B2C)?
Faktury dla konsumentów są poza obowiązkiem KSeF — nadal wystawiasz je papierowo lub jako PDF (możesz dobrowolnie przez KSeF). Sprzedaż dla osób prywatnych dalej ewidencjonujesz na kasie fiskalnej, jeśli masz taki obowiązek. Dla typowego fachowca oznacza to dwa światy: remont u pani Kowalskiej — faktura jak dotąd; robota dla firmy albo wspólnoty — faktura przez KSeF.
Uwaga na paragony z NIP do 450 zł: jako faktury uproszczone funkcjonują tylko do 31 grudnia 2026.
Tryb offline24 — fakturowanie na budowie bez zasięgu
Dobrowolny tryb dla każdego: wystawiasz fakturę poza systemem (dokument dostaje kod QR), a do KSeF przesyłasz ją najpóźniej następnego dnia roboczego. Przy awarii samego KSeF masz 7 dni roboczych od przywrócenia działania. Dla fachowca pracującego w terenie to bezpiecznik na wypadek braku internetu u klienta.
Kary — od kiedy i jakie
Cały 2026 rok to okres przejściowy bez kar. Od 1 stycznia 2027 naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% kwoty VAT z faktury (lub 18,7% wartości brutto przy fakturze bez VAT) za wystawianie poza KSeF mimo obowiązku. Od 2027 dochodzi też obowiązek podawania numeru KSeF przy płatnościach między firmami.
KSeF krok po kroku dla JDG
- Uwierzytelnij się w KSeF — jako osoba fizyczna prowadząca JDG logujesz się Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym i możesz działać bez dodatkowych formalności.
- Wygeneruj certyfikat/token dla programu do fakturowania — to nim aplikacja uwierzytelnia się w systemie w Twoim imieniu.
- Wystawiaj faktury w programie, który wysyła je do KSeF automatycznie — faktura dostaje numer KSeF, a Ty nie logujesz się do rządowej aplikacji przy każdym dokumencie.
- Sprawdzaj faktury zakupowe w KSeF — od lutego 2026 to podstawowe miejsce ich odbioru (koniec z fakturami „zaginionymi w mailu").
Fakturowanie z KSeF w ŁatwejWycenie
W module faktur ŁatwejWyceny fakturę wystawiasz prosto z zaakceptowanej wyceny — pozycje przechodzą same, a dokument jednym przyciskiem trafia do KSeF i dostaje numer oraz kod QR. Jak przejść całą drogę od wyceny do faktury bez przepisywania, opisaliśmy w poradniku od wyceny do faktury.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Stan prawny: lipiec 2026.