Klient mówi „wpłacę coś na start”, Ty wpisujesz w umowie słowo „zaliczka” albo „zadatek” i jedziesz po materiał. Tymczasem od tego jednego słowa zależy, czy przy zerwaniu umowy pieniądze oddajesz, zatrzymujesz, czy musisz oddać podwójnie. Zaliczka czy zadatek to dwa pierwsze z czterech pojęć, które każdy wykonawca remontów powinien znać na pamięć. Dwa pozostałe, rękojmia i gwarancja, decydują o tym, ile lat po odbiorze klient może wrócić z reklamacją. Poniżej wszystko z podstawą prawną i na przykładach z budowy.
Zaliczka czy zadatek: czym się różnią
Zaliczka nie ma w Kodeksie cywilnym osobnej definicji. To po prostu część wynagrodzenia zapłacona z góry. Jeśli robota zostanie wykonana, zaliczka wchodzi w cenę. Jeśli umowa upadnie, zaliczkę co do zasady trzeba zwrócić, a ewentualne pretensje o odszkodowanie strony rozliczają już na ogólnych zasadach, czyli trzeba wykazać szkodę.
Zadatek reguluje art. 394 Kodeksu cywilnego. W braku innego zapisu w umowie działa tak:
- gdy klient nie wykonuje umowy, możesz od niej odstąpić bez wyznaczania dodatkowego terminu i zatrzymać zadatek (art. 394 § 1),
- gdy to Ty nie wykonujesz umowy, klient może odstąpić i żądać zwrotu podwójnej kwoty (art. 394 § 1),
- gdy umowa zostanie wykonana, zadatek zalicza się na poczet wynagrodzenia (art. 394 § 2),
- gdy umowę rozwiążecie za porozumieniem albo nikt nie ponosi winy (lub winne są obie strony), zadatek wraca bez podwajania (art. 394 § 3).
Ważny szczegół: kodeks mówi o zadatku „danym przy zawarciu umowy”. Kwota przelana dwa tygodnie później, bez wyraźnego zapisu, łatwo zostanie potraktowana jak zwykła zaliczka.
Przykład: łazienka za 24 000 zł
Umawiasz remont łazienki za 24 000 zł i przy podpisaniu umowy bierzesz 6 000 zł.
- Jako zaliczkę: klient po tygodniu rezygnuje, bo „szwagier zrobi taniej”. Zaliczki nie zatrzymujesz automatycznie. Jeśli klient odstępuje od umowy o dzieło przed jej ukończeniem, należy Ci się umówione wynagrodzenie pomniejszone o to, co zaoszczędziłeś (art. 644 k.c.), ale te kwoty musisz wykazać i rozliczyć z zaliczką.
- Jako zadatek: ta sama sytuacja, odstępujesz od umowy i zatrzymujesz 6 000 zł bez liczenia szkody.
- Jako zadatek, ale to Ty rezygnujesz, bo trafiło się większe zlecenie: klient może zażądać 12 000 zł.
Zadatek dyscyplinuje więc obie strony. Bierz go tylko wtedy, gdy jesteś pewien terminu.
Umowa podpisana u klienta w domu. Jeśli klient jest konsumentem, a umowę zawieracie w jego mieszkaniu, to jest umowa zawarta poza lokalem przedsiębiorstwa. Klient może od niej odstąpić w ciągu 14 dni bez podania przyczyny (30 dni przy nieumówionej wizycie), a Ty musisz w ciągu 14 dni zwrócić mu wszystkie płatności (art. 27 i art. 32 ustawy o prawach konsumenta). W tym okienku ani zaliczka, ani zadatek Cię nie chronią. Jeśli na wyraźne żądanie klienta zaczniesz prace przed upływem terminu, a on potem odstąpi, płaci za to, co już zrobiłeś (art. 35).
Ile brać zaliczki i kiedy
Przepisy nie określają żadnego limitu ani obowiązkowej wysokości. To kwestia ryzyka i rozsądku. Praktyczne zasady, które się sprawdzają:
- Zaliczka ma pokryć to, czego nie odzyskasz. Płytki na wymiar, drzwi na zamówienie, stolarka: jeśli klient zniknie, zostajesz z towarem, którego nikt inny nie kupi. Takie pozycje warto mieć opłacone przed zamówieniem.
- Większe roboty dziel na transze po etapach. Na przykład zaliczka przy podpisaniu, druga płatność po etapie instalacji, reszta po odbiorze końcowym. Każdy etap zamykaj protokołem odbioru częściowego (przy umowie o roboty budowlane inwestor, jeśli umowa nie stanowi inaczej, ma obowiązek na Twoje żądanie przyjmować roboty częściowo, art. 654 k.c.).
- Nazwij płatność wprost. W umowie napisz „zaliczka w kwocie…” albo „zadatek w rozumieniu art. 394 Kodeksu cywilnego w kwocie…”. Samo „wpłata na start” to proszenie się o spór.
- Termin zapłaty i skutek braku wpłaty. Dopisz, że termin rozpoczęcia prac liczy się od dnia wpływu zaliczki.
Więcej zapisów, bez których nie warto zaczynać, znajdziesz w poradniku umowa na remont: wzór zapisów.
Faktura zaliczkowa i VAT od zaliczki
Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, zapamiętaj jedną zasadę: obowiązek podatkowy od zaliczki powstaje w dniu jej otrzymania, w odniesieniu do otrzymanej kwoty (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT). Przepis wymienia wprost przedpłatę, zaliczkę i zadatek. Dotyczy to także usług budowlanych, bo wyjątek z tego przepisu obejmuje tylko m.in. media i najem (art. 19a ust. 5 pkt 4).
- Klient firmowy: fakturę zaliczkową wystawiasz obowiązkowo, najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki (art. 106b ust. 1 pkt 4 i art. 106i ust. 2). Przy usługach budowlanych dla firm nie działa zwolnienie z faktury zaliczkowej, gdy zaliczka i wykonanie przypadają na ten sam miesiąc (art. 106b ust. 1a i 1b).
- Klient prywatny: fakturę wystawiasz na jego żądanie zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostałeś zaliczkę (art. 106b ust. 3). VAT od zaliczki i tak rozliczasz w miesiącu jej otrzymania.
- Po odbiorze wystawiasz fakturę końcową, w której pomniejszasz wartość i podatek o to, co wykazałeś w fakturach zaliczkowych (art. 106f ust. 3).
Przykład: remont biura dla firmy za 61 500 zł brutto, stawka 23%. 3 października wpływa zaliczka 12 300 zł brutto. VAT w niej zawarty to 2 300 zł (12 300 × 23 / 123) i trafia do rozliczenia za październik, a fakturę zaliczkową wystawiasz najpóźniej 15 listopada. Czy w Twoim zleceniu obowiązuje 8% czy 23%, wyjaśniamy w tekście VAT 8% czy 23% na usługi budowlane. Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT, ten rachunek Cię nie dotyczy.
Rękojmia a gwarancja przy usługach budowlanych
Klienci używają tych słów zamiennie, ale prawnie to różne rzeczy.
Rękojmia wynika z ustawy i nie musisz jej nikomu obiecywać. Przy umowie o dzieło (częsta forma przy drobniejszych remontach) art. 638 § 1 k.c. odsyła do przepisów o rękojmi przy sprzedaży, a przy umowie o roboty budowlane art. 656 § 1 k.c. odsyła z kolei do przepisów o dziele. W efekcie klient, u którego pojawi się wada, może żądać jej usunięcia (art. 561). Może też złożyć oświadczenie o obniżeniu wynagrodzenia albo, przy wadzie istotnej, o odstąpieniu od umowy, chyba że niezwłocznie i bez nadmiernych niedogodności dla niego wadę usuniesz. Tego zastrzeżenia nie możesz użyć, jeśli już raz naprawiałeś albo nie usunąłeś wady (art. 560 § 1).
Gwarancja jest dobrowolna. Powstaje tylko wtedy, gdy ją udzielisz, składając oświadczenie gwarancyjne (art. 577 § 1 k.c.; do dzieła stosuje się ją odpowiednio na mocy art. 638 § 2). Sam decydujesz, co obejmuje, na jakich warunkach i na jak długo. Gwarancja nie zastępuje rękojmi: klient może korzystać z obu niezależnie (art. 579).
Ile trwa rękojmia: 2 lata czy 5 lat
Odpowiadasz, jeśli wada fizyczna zostanie stwierdzona przed upływem dwóch lat, a przy wadach nieruchomości pięciu lat (art. 568 § 1 k.c.). Kodeks nie mówi wprost, kiedy wada robót jest „wadą nieruchomości”. Przy budowie domu czy robotach konstrukcyjnych licz się z pięcioma latami. Przy remoncie wykończeniowym sprawa bywa sporna: przy pracach trwale związanych z budynkiem lub lokalem (np. płytki, instalacje) klient może powoływać się na termin pięcioletni, a spór rozstrzyga sąd. Bezpieczniej nie obiecywać w umowie, że „rękojmia kończy się po 2 latach”.
Po stwierdzeniu wady klient ma rok na dochodzenie usunięcia wady, liczony od dnia jej stwierdzenia; u konsumenta ten termin nie może skończyć się przed upływem terminów z art. 568 § 1 (art. 568 § 2).
Czy można rękojmię wyłączyć albo skrócić
- Z konsumentem nie. Ograniczenie lub wyłączenie rękojmi wobec konsumenta jest dopuszczalne tylko w przypadkach wskazanych w przepisach szczególnych (art. 558 § 1).
- Z firmą tak. Między przedsiębiorcami rękojmię można rozszerzyć, ograniczyć albo wyłączyć (art. 558 § 1). Wyłączenie nie działa, gdy wadę podstępnie zatajono (art. 558 § 2).
Materiał klienta: nie odpowiadasz z rękojmi, jeśli wada powstała z przyczyny tkwiącej w materiale dostarczonym przez zamawiającego (art. 638 § 1 zdanie drugie). Zapisz więc w umowie i protokole, kto kupił płytki, klej czy armaturę.
Uwaga na rzeczy ruchome robione dla konsumenta, np. meble na wymiar. Tu zamiast rękojmi z Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy o braku zgodności towaru z umową z ustawy o prawach konsumenta: 2 lata od dostarczenia (art. 43a i 43c tej ustawy).
Porównanie: zaliczka, zadatek, rękojmia, gwarancja
| Kwestia | Zaliczka | Zadatek |
|---|---|---|
| Podstawa | brak definicji w k.c., zapis w umowie | art. 394 k.c. |
| Kiedy dana | w dowolnym momencie | przy zawarciu umowy |
| Klient rezygnuje | zwrot po rozliczeniu tego, co Ci się należy (art. 644 k.c.) | możesz odstąpić i zatrzymać całość |
| Ty rezygnujesz | zwrot kwoty | klient może żądać dwukrotności |
| Rozwiązanie za porozumieniem | zwrot | zwrot bez podwajania |
| VAT (czynny podatnik) | w dniu otrzymania | w dniu otrzymania |
| Kwestia | Rękojmia | Gwarancja |
|---|---|---|
| Źródło | ustawa (art. 556 i n., art. 638, art. 656 k.c.) | Twoje oświadczenie (art. 577 k.c.) |
| Czy musisz jej udzielić | działa z mocy ustawy (z firmą można ją wyłączyć) | dobrowolna |
| Czas trwania | 2 lata, przy wadach nieruchomości 5 lat | taki, jaki wpiszesz; bez zapisu 2 lata |
| Od kiedy | od wydania, przy robotach od oddania prac (odbioru) | od dnia wskazanego w oświadczeniu, bez zapisu od wydania |
| Z konsumentem można ograniczyć? | nie, poza przepisami szczególnymi | zakres ustalasz sam |
| Po istotnej naprawie | kodeks nie przewiduje biegu od nowa | termin biegnie na nowo (art. 581) |
Od kiedy biegną terminy i co wpisać w protokole odbioru
Rękojmia przy sprzedaży liczy się od dnia wydania rzeczy (art. 568 § 1), a przy dziele i robotach budowlanych odpowiednikiem wydania jest oddanie prac, czyli odbiór. Termin gwarancji, jeśli nic nie zapiszesz, to dwa lata od wydania (art. 577 § 4). Stąd prosty wniosek: data odbioru musi być na piśmie. Bez niej każdy termin staje się sporny.
W protokole odbioru końcowego zapisz:
- Datę odbioru, osobno od daty sporządzenia dokumentu.
- Zakres odebranych prac i decyzję: odbiór bez zastrzeżeń, z zastrzeżeniami albo odmowa z uzasadnieniem.
- Listę usterek z terminem usunięcia. Masz wtedy dowód, co było widoczne przy odbiorze, a co pojawiło się później.
- Materiały powierzone przez klienta, bo to wyłącza Twoją rękojmię za wady z nich wynikające.
- Okres gwarancji liczony od daty odbioru, zakres i sposób zgłaszania reklamacji.
Oświadczenie gwarancyjne powinno zawierać m.in. wyraźne stwierdzenie, że gwarancja nie wpływa na uprawnienia klienta wynikające z przepisów, Twoją nazwę i adres, procedurę zgłoszenia i warunki gwarancji (art. 577¹ § 2 k.c.). Brak tych elementów nie unieważnia gwarancji, ale warto je mieć (art. 577¹ § 3). Pełną listę elementów protokołu i sytuacje, w których klient nie może odmówić odbioru, opisaliśmy w poradniku protokół odbioru robót: wzór.
Jak to poukładać w jednym narzędziu
W ŁatwejWycenie z zaakceptowanej wyceny tworzysz umowę podpisywaną online z weryfikacją SMS, a po zakończeniu prac protokół odbioru, który klient podpisuje palcem na ekranie Twojego telefonu. W protokole wpisujesz okresy gwarancji i rękojmi liczone od dnia odbioru, a aplikacja zakłada w kalendarzu zadania: termin usunięcia usterek, wystawienie faktury i koniec gwarancji. Fakturę zaliczkową i fakturę końcową rozliczającą zaliczki wystawisz w module faktur. Moduły faktur i protokołów są dostępne w planach Pro i Pro+AI. Możesz to sprawdzić na własnym zleceniu: załóż darmowe konto, a przez pierwsze 7 dni masz dostęp do pełnego planu Pro+AI.
Najczęstsze pytania
Czy zadatek muszę oddać, jeśli klient zrezygnuje z remontu?
Jeśli zrezygnował z przyczyn leżących po jego stronie, możesz odstąpić od umowy i zadatek zatrzymać (art. 394 § 1 k.c.). Wyjątki: rozwiązanie umowy za porozumieniem, sytuacja, za którą nikt nie odpowiada (art. 394 § 3), oraz odstąpienie konsumenta w ciągu 14 dni od umowy zawartej poza Twoją firmą, np. w jego mieszkaniu (art. 27 i 32 ustawy o prawach konsumenta).
Czy mogę dać tylko gwarancję, bez rękojmi?
Wobec konsumenta nie, bo rękojmi nie można mu ograniczyć ani wyłączyć poza przepisami szczególnymi (art. 558 § 1 k.c.), a gwarancja działa niezależnie od niej (art. 579). W umowie z firmą rękojmię można wyłączyć i zostawić samą gwarancję.
Czy naprawa usterki przedłuża gwarancję?
Przy istotnej naprawie termin gwarancji biegnie na nowo od zwrócenia naprawionej rzeczy, a w pozostałych przypadkach przedłuża się o czas, w którym klient nie mógł z niej korzystać (art. 581 k.c.).
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej; przy dużych kontraktach skonsultuj umowę z prawnikiem lub księgową. Stan prawny: wrzesień 2026.