Klient pisze: „Proszę o ofertę cenową na sprzątanie biura, 160 m², od przyszłego miesiąca”. Masz dwie godziny, zanim zapyta konkurencję. Poniżej znajdziesz wzór oferty cenowej na usługi do pobrania (Word i PDF), wyjaśnienie, kiedy taka oferta wiąże Cię prawnie, oraz przykład wypełnionej oferty z kwotami. Wzór jest przygotowany pod jedno konkretne zapytanie: jeden klient, jeden zakres, jedna cena z terminem ważności.
Wzór oferty cenowej do pobrania (Word i PDF)
Dokument ma jedną stronę A4 i wszystkie elementy, o które pyta klient albo dział zakupów po drugiej stronie:
- numer oferty, data wystawienia, termin ważności i odwołanie do zapytania klienta,
- dane wykonawcy i zamawiającego,
- przedmiot oferty i miejsce wykonania usługi,
- tabela pozycji: jednostka, ilość, cena jednostkowa netto, stawka VAT, wartość, suma netto, VAT i brutto,
- rodzaj wynagrodzenia (ryczałt albo kosztorys), termin realizacji, warunki płatności,
- gwarancja, uwagi (materiały, prace dodatkowe, dostęp do obiektu),
- miejsce na akceptację oferty i pouczenie dla klienta, który jest konsumentem.
Pobierz wzór (PDF) do wydruku albo wersję do edycji (DOCX), jeśli wolisz ofertę cenową w Wordzie. Ten sam dokument możesz też wypełnić w aplikacji do wycen: pozycje bierzesz z własnego katalogu usług, a sumy netto, VAT i brutto liczą się same.
Oferta cenowa, wycena i oferta handlowa: czym się różnią
W mowie potocznej te nazwy się mieszają, ale warto je rozróżniać, bo mają inne zadanie.
| Oferta cenowa | Wycena | Oferta handlowa | |
|---|---|---|---|
| Do kogo | Konkretny klient, który przysłał zapytanie | Konkretny klient, zwykle po oględzinach | Często wielu odbiorców albo nowy kontakt |
| Co zawiera | Zakres, cenę, termin, płatności, ważność | Rozpisanie kosztów pozycja po pozycji | Prezentację firmy, usług, referencji, cennik |
| Cel | Zamknięcie jednego zlecenia | Policzenie i uzasadnienie ceny | Zainteresowanie klienta współpracą |
| Czy zwykle wiąże | Tak, jeśli zawiera istotne warunki | Tak, jeśli zawiera istotne warunki | W razie wątpliwości nie (art. 71 k.c.) |
Wycena i oferta cenowa to w praktyce często ten sam dokument pod inną nazwą. Jak zbudować szerszą ofertę handlową z prezentacją firmy, opisaliśmy w poradnikach jak stworzyć ofertę handlową i oferta handlowa: wzór PDF. Ten artykuł dotyczy węższej sytuacji: oferty cenowej na usługę, wysłanej w odpowiedzi na zapytanie jednego klienta.
Czy oferta cenowa jest wiążąca?
O tym decyduje treść, a nie tytuł dokumentu. Według art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli zawarcia umowy jest ofertą, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. Przy usłudze to przede wszystkim zakres prac i wynagrodzenie. Jeśli Twoja oferta cenowa mówi, co zrobisz i za ile, klient przyjmuje ją jednym „akceptuję” i od tej chwili macie umowę. W razie wątpliwości umowa jest zawarta w chwili, gdy otrzymasz oświadczenie o przyjęciu (art. 70 § 1 k.c.).
Jak długo oferta Cię wiąże
Tak długo, jak sam wpiszesz. Jeżeli nie podasz terminu, oferta złożona ustnie lub przez telefon przestaje wiązać, gdy klient nie przyjmie jej niezwłocznie, a wysłana w inny sposób (np. PDF w mailu) wiąże przez czas, w którym w zwykłym toku rzeczy można było otrzymać odpowiedź (art. 66 § 2 k.c.). To pojęcie nieostre, a przy rosnących cenach materiałów niebezpieczne. Dlatego zawsze wpisuj konkretną datę: „Oferta ważna do 15.10.2026”.
Kiedy oferta nie jest ofertą
Cenniki, ogłoszenia i reklamy skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób w razie wątpliwości są tylko zaproszeniem do zawarcia umowy (art. 71 k.c.). Cennik na stronie „malowanie od 25 zł/m²” nie zobowiązuje Cię do wykonania każdego zlecenia po tej stawce. Jeśli chcesz, żeby dokument dla konkretnego klienta też był tylko orientacyjny (np. przed oględzinami), napisz to wprost: „Kalkulacja orientacyjna, nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 k.c.; ostateczna oferta po oględzinach”.
Klient odpowiada „tak, ale…”
Przyjęcie oferty ze zmianą lub uzupełnieniem traktuje się jak nową ofertę (art. 68 k.c.). „Akceptuję, ale za 2 500 zł zamiast 2 900 zł” to kontroferta: umowy jeszcze nie ma, decyzja należy do Ciebie. Uwaga na zlecenia od firm: między przedsiębiorcami odpowiedź z nieistotnymi zmianami uznaje się za przyjęcie oferty, a umowa obejmuje te zmiany (art. 68¹ § 1 k.c.). Nie zadziała to, jeśli w ofercie zastrzeżesz, że może być przyjęta wyłącznie bez zastrzeżeń (art. 68¹ § 2 k.c.). Taki zapis jest we wzorze. Między przedsiębiorcami nie odwołasz też oferty, w której określiłeś termin przyjęcia (art. 66² § 2 k.c.).
Klient prywatny i akceptacja mailem. Jeśli klient jest konsumentem, a umowę zawieracie na odległość (np. przyjęcie oferty mailem) albo poza lokalem Twojej firmy, klient może od niej odstąpić w ciągu 14 dni bez podania przyczyny (art. 27 ustawy o prawach konsumenta). Gdy chce, żebyś zaczął wcześniej, potrzebujesz jego wyraźnego żądania (przy umowie poza lokalem na trwałym nośniku, np. na papierze lub w mailu) i potwierdzenia, że wie o utracie prawa odstąpienia po pełnym wykonaniu usługi (art. 15 ust. 3 i art. 21 ust. 2). Wtedy przy odstąpieniu płaci za to, co już wykonałeś (art. 35), a po pełnym wykonaniu usługi prawo odstąpienia wygasa (art. 38 ust. 1 pkt 1). Te same zasady dotyczą klienta z jednoosobową firmą, jeśli umowa nie ma dla niego charakteru zawodowego (art. 7aa): np. biuro rachunkowe zamawiające sprzątanie swojego lokalu.
Co wpisać w ofertę cenową na usługi
- Numer i datę. „Oferta 14/2026 z 26.09.2026” ułatwia każdą późniejszą rozmowę i fakturę.
- Odwołanie do zapytania. „W odpowiedzi na zapytanie z 24.09.2026” pokazuje, że odpowiadasz na konkretną potrzebę, a nie wysyłasz masowego cennika.
- Dane stron. Pełna nazwa firmy, adres, NIP, telefon, e-mail, a u klienta firmowego także NIP. Numer rachunku oszczędza jeden telefon.
- Przedmiot oferty i miejsce. Jedno zdanie, co i gdzie: „Sprzątanie biura 160 m², ul. Długa 5, Łódź, 3 razy w tygodniu”.
- Tabela pozycji. Każda usługa osobno, z jednostką (m², szt., h, mb, miesiąc) i ilością. Klient, który widzi pozycje, negocjuje jedną z nich, a nie całą kwotę.
- Netto, VAT i brutto. Stawka przy każdej pozycji, suma na dole. Jeżeli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego (w 2026 roku do 240 000 zł sprzedaży, art. 113 ust. 1 ustawy o VAT), napisz to zamiast stawki. Stawki 8% i 23% przy usługach remontowych wyjaśniamy w tekście VAT 8% czy 23% na usługi budowlane.
- Warunki: termin realizacji, płatność, ważność, gwarancja i uwagi. O nich niżej.
Jak opisać warunki oferty
Rodzaj wynagrodzenia
Napisz wprost, czy cena jest ryczałtowa, czy kosztorysowa. Przy ryczałcie nie możesz żądać podwyżki, nawet jeśli roboty okazały się większe, niż zakładałeś (art. 632 § 1 k.c.). Przy wynagrodzeniu kosztorysowym, jeśli sam przygotowałeś zestawienie prac, podwyżki za prace dodatkowe możesz żądać tylko wtedy, gdy mimo należytej staranności nie dało się ich przewidzieć (art. 630 § 1 k.c.). Dlatego w uwagach dopisz, na jakiej podstawie liczyłeś: oględziny, rzut, zdjęcia od klienta.
Termin realizacji
Podaj datę albo liczbę dni od akceptacji, i od czego termin zależy: „Rozpoczęcie w ciągu 7 dni od akceptacji oferty i wpłaty zaliczki, czas realizacji 5 dni roboczych”. Sam termin „ASAP” w sporze nic nie znaczy.
Płatności
Zaliczka (ile procent i kiedy), płatność końcowa (po odbiorze, w ile dni od faktury), forma płatności. Przy stałej usłudze: „płatne miesięcznie z dołu, 14 dni od faktury”.
Ważność oferty
Przy usługach z dużym udziałem materiału 14 dni, przy samej robociźnie spokojnie 30 dni. Po tej dacie klient może poprosić o nową ofertę, ale nie może żądać starej ceny.
Gwarancja
Gwarancja jest dobrowolna, a jeśli jej udzielasz, podaj, na co i na jaki okres, liczony od odbioru. Do wykonanego dzieła stosuje się przepisy o gwarancji przy sprzedaży (art. 638 § 2 k.c.). Gwarancja nie zastępuje odpowiedzialności za wady z mocy prawa (art. 638 § 1 k.c. odsyła do przepisów o rękojmi), a wobec konsumenta rękojmi nie wyłączysz zapisem w ofercie (art. 558 § 1 k.c.).
Uwagi
Tu trafia wszystko, o co potem bywa kłótnia: kto kupuje materiał, że prace spoza tabeli wyceniasz osobno, że klient zapewnia dostęp do wody, prądu i parkingu. Szersze zapisy na zlecenia remontowe znajdziesz w poradniku umowa na remont: wzór zapisów.
Przykład: oferta cenowa firmy sprzątającej dla biura
Firma sprzątająca z Łodzi dostaje zapytanie od biura rachunkowego: 160 m² (open space, dwa gabinety, kuchnia, łazienka), sprzątanie 3 razy w tygodniu po godzinach pracy, na start sprzątanie generalne i mycie 12 okien. Klient jest firmą, usługa sprzątania ma 23% VAT. Stawki są w środku widełek z naszego cennika sprzątania 2026.
| Lp. | Pozycja | J.m. | Ilość | Cena netto | Wartość netto |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Sprzątanie generalne na start (podłogi, meble, kuchnia, łazienka) | m² | 160 | 8,00 zł | 1 280,00 zł |
| 2 | Mycie okien dwuskrzydłowych z ramami, obustronnie | szt. | 12 | 55,00 zł | 660,00 zł |
| Razem jednorazowo netto | 1 940,00 zł | ||||
| VAT 23% | 446,20 zł | ||||
| Razem jednorazowo brutto | 2 386,20 zł | ||||
| 3 | Sprzątanie bieżące 3 razy w tygodniu (7,00 zł/m²) | mies. | 1 | 1 120,00 zł | 1 120,00 zł |
| VAT 23% | 257,60 zł | ||||
| Razem miesięcznie brutto | 1 377,60 zł |
Warunki pod tabelą:
- Termin: sprzątanie generalne w ciągu 5 dni roboczych od akceptacji, sprzątanie bieżące od 1.11.2026, w poniedziałki, środy i piątki po 17:00.
- Płatność: usługi jednorazowe po wykonaniu, stała usługa miesięcznie z dołu; przelew 14 dni od faktury.
- Ważność: oferta ważna do 26.10.2026, może być przyjęta wyłącznie bez zastrzeżeń.
- Reklamacje: zastrzeżenia zgłoszone do godz. 10:00 następnego dnia roboczego poprawiamy bezpłatnie tego samego dnia.
- Uwagi: środki czystości i sprzęt w cenie; papier, ręczniki i mydło uzupełniamy według zużycia i rozliczamy osobno. Klient zapewnia dostęp do lokalu (klucz lub karta) i dostęp do wody.
Rozdzielenie usług jednorazowych i stałych w dwóch sumach to drobiazg, który oszczędza pytań w stylu „czyli co miesiąc 3 000 zł?”. Więcej o liczeniu takich zleceń piszemy w tekście jak wycenić usługi sprzątania.
Najczęstsze błędy w ofertach cenowych
- Brak daty ważności. Klient wraca po czterech miesiącach z „akceptuję”, a Twoje koszty już są inne.
- Jedna kwota bez pozycji. „Sprzątanie biura: 3 300 zł” zachęca do targowania się o całość.
- Brak stawki VAT albo mieszanie netto z brutto. Firma porównuje netto, osoba prywatna brutto. Pokaż jedno i drugie.
- „Gwarancja” bez okresu i zakresu. Zapis „dajemy gwarancję” bez szczegółów to zaproszenie do sporu.
- Brak zapisu o pracach dodatkowych. Przy ryczałcie wszystko, czego nie wyłączysz, klient uzna za wliczone.
- Edytowalny plik wysłany klientowi. Word jest dobry do przygotowania oferty, ale klientowi wysyłaj PDF. O samej wysyłce piszemy w poradniku jak profesjonalnie wysłać wycenę klientowi.
Oferta cenowa czy wycena: ustaw nazwę dokumentu raz
Część klientów, zwłaszcza firmy i wspólnoty, oczekuje dokumentu z nagłówkiem „Oferta cenowa”, a klienci prywatni lepiej rozumieją „Wycenę”. W ŁatwaWycena w ustawieniach firmy wybierasz domyślną nazwę dokumentu: „Wycena” albo „Oferta cenowa”. Możesz ją też zmienić przy konkretnym dokumencie, a nagłówek PDF i strona akceptacji dla klienta używają wybranej nazwy. Oferta wychodzi jako PDF i link, przez który klient akceptuje ją jednym kliknięciem. W planie Pro dochodzą PDF z logo, powiadomienia o otwarciu oferty i faktura wystawiana z zaakceptowanych pozycji, bez przepisywania. Plan Free jest bezpłatny na zawsze (5 wycen miesięcznie, bez karty), a na start dostajesz 7 dni Pro+AI: załóż darmowe konto i sprawdź na najbliższym zapytaniu.
Najczęstsze pytania
Czy oferta cenowa wysłana mailem jest wiążąca?
Tak, jeśli określa istotne warunki umowy, czyli przynajmniej zakres usługi i cenę (art. 66 § 1 k.c.). Forma wysyłki nie ma tu znaczenia. Wiąże do daty ważności, którą wpisałeś, a bez takiej daty przez czas, w którym zwykle można oczekiwać odpowiedzi.
Czy mogę zmienić cenę po wysłaniu oferty?
Przed upływem terminu ważności ryzykujesz, że klient przyjmie ofertę na starych warunkach i umowa zostanie zawarta. Oferty z terminem przyjęcia nie odwołasz: poza relacjami między firmami przepisy w ogóle nie przewidują odwołania oferty, a między przedsiębiorcami wyklucza je właśnie wskazanie terminu przyjęcia (art. 66² k.c.). Bezpieczniej ustawić krótszy termin ważności i po nim wysłać nową ofertę.
Oferta cenowa w Wordzie czy w PDF?
Przygotować możesz w Wordzie, wysłać klientowi najlepiej w PDF: nie rozjeżdża się na telefonie, a kwot nie da się przypadkiem zmienić. Nasz wzór jest dostępny w obu formatach.
Jak długo powinna być ważna oferta cenowa?
Nie ma przepisu, który to określa. W usługach przyjmuje się zwykle 14–30 dni: krócej, gdy dużą część ceny stanowi materiał o zmiennych cenach, dłużej przy samej robociźnie.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej; w nietypowej sytuacji skonsultuj zapisy z prawnikiem lub księgowym. Stan prawny: wrzesień 2026.