Jak liczymy koszt pracownika w 2026 roku
- Brutto to kwota z umowy. Od niej liczymy składki pracownika (emerytalną, rentową, chorobową), które potrącasz z jego pensji.
- Składka zdrowotna to 9% od brutto pomniejszonego o te składki (art. 79 ust. 1 i art. 81 ust. 6 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej). Nie odlicza się jej od podatku.
- Zaliczka na PIT: od brutto odejmujemy składki społeczne i koszty uzyskania przychodu, wynik zaokrąglamy do pełnych złotych, liczymy 12% i odejmujemy 300 zł, jeśli pracownik złożył PIT-2. Zaliczkę zaokrąglamy do pełnych złotych.
- Na rękę = brutto minus składki pracownika, zdrowotna, zaliczka na PIT i ewentualna wpłata pracownika do PPK.
- Koszt pracodawcy = brutto plus Twoje składki: emerytalna, rentowa, wypadkowa, Fundusz Pracy z Funduszem Solidarnościowym, FGŚP, ewentualnie FEP i wpłata pracodawcy do PPK.
Przy odwrotnym liczeniu (podajesz kwotę „na rękę”) kalkulator szuka najniższego brutto w pełnych złotych, przy którym pracownik dostanie co najmniej tyle, ile wpisałeś. Netto może więc wyjść o kilkadziesiąt groszy wyższe od wpisanego.
Składki ZUS w 2026: kto ile płaci
| Składka | Pracownik | Pracodawca | Podstawa prawna |
|---|---|---|---|
| Emerytalna | 9,76% | 9,76% | art. 22 ust. 1 pkt 1 i art. 16 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych |
| Rentowa | 1,5% | 6,5% | art. 22 ust. 1 pkt 2 i art. 16 ust. 1b tej ustawy |
| Chorobowa | 2,45% | 0% | art. 22 ust. 1 pkt 3; na zleceniu dobrowolna (art. 11 ust. 2) |
| Wypadkowa | 0% | od 0,40% do 8,12%, najczęściej 1,67% | art. 22 ust. 1 pkt 4; art. 28 ust. 1 ustawy wypadkowej |
| Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy | 0% | 2,45% | tylko gdy brutto w miesiącu wynosi co najmniej 4806 zł |
| FGŚP | 0% | 0,10% | ustawa o ochronie roszczeń pracowniczych |
| FEP | 0% | 1,5% | tylko praca w szczególnych warunkach (art. 35 ust. 1 ustawy o emeryturach pomostowych) |
| Zdrowotna | 9% (od brutto minus składki społeczne) | 0% | art. 79 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej |
Składka wypadkowa 1,67% dotyczy firm, które zgłaszają do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 osób: to połowa najwyższej stopy dla grup działalności (art. 28 ust. 1 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych). Większa firma ma własną stopę, dlatego to pole da się zmienić. Za kobiety po 55. roku życia i mężczyzn po 60. roku życia nie płacisz FP ani FGŚP.
Płaca minimalna 2026: ile kosztuje pracodawcę
Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa na zleceniu 31,40 zł (rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1242). Pełny etat na płacy minimalnej, pracownik powyżej 26 lat, koszty 250 zł, złożony PIT-2, wypadkowa 1,67%:
| Pozycja | Kwota |
|---|---|
| Wynagrodzenie brutto | 4806,00 zł |
| Składki pracownika (9,76% + 1,5% + 2,45%) | 658,91 zł |
| Składka zdrowotna (9% od 4147,09 zł) | 373,24 zł |
| Zaliczka na PIT (12% od 3897 zł minus 300 zł) | 168,00 zł |
| Na rękę | 3605,85 zł |
| Składki pracodawcy (emerytalna, rentowa, wypadkowa, FP, FGŚP) | 984,28 zł |
| Koszt pracodawcy miesięcznie | 5790,28 zł |
| Koszt pracodawcy rocznie | 69 483,36 zł |
Na każde 100 zł brutto dokładasz więc ok. 20,5 zł składek. Pracownik poniżej 26 lat z ulgą dla młodych kosztuje Cię tyle samo, tylko dostaje więcej na rękę (3773,85 zł), bo nie płaci zaliczki na PIT.
Podatek: koszty uzyskania, PIT-2 i ulga dla młodych
- Koszty uzyskania przychodu na etacie: 250 zł miesięcznie, a 300 zł, gdy pracownik mieszka w innej miejscowości niż zakład pracy (art. 22 ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy o PIT). Na zleceniu: 20% przychodu pomniejszonego o składki społeczne (art. 22 ust. 9 pkt 4).
- Stawka: 12% do 120 000 zł dochodu w roku, powyżej 32% (art. 27 ust. 1). Kalkulator liczy miesiąc w pierwszym progu i ostrzega, gdy roczny dochód przekroczy próg.
- PIT-2: zaliczka niższa o 300 zł (1/12 kwoty zmniejszającej podatek 3600 zł), zarówno na etacie, jak i na zleceniu, jeśli pracownik złożył oświadczenie (art. 31b ust. 1).
- Ulga dla młodych: przychody z etatu i zlecenia osoby przed 26. urodzinami są zwolnione z PIT do 85 528 zł w roku (art. 21 ust. 1 pkt 148). Składki ZUS i zdrowotna są płacone normalnie.
Umowa zlecenie: kiedy bez składek
Uczeń szkoły ponadpodstawowej albo student do ukończenia 26 lat na zleceniu nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu (art. 6 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), więc nie płacisz za niego ZUS ani składki zdrowotnej, a ulga dla młodych zwalnia go z PIT. Koszt pracodawcy równa się wtedy brutto. Minimalna stawka 31,40 zł za godzinę obowiązuje jednak także przy zleceniu ze studentem.
Zleceniobiorca bez statusu studenta płaci emerytalną i rentową jak pracownik, chorobową tylko dobrowolnie, a Ty płacisz emerytalną, rentową, wypadkową, FGŚP oraz FP, jeśli jego wynagrodzenie w miesiącu wynosi co najmniej 4806 zł. Według ZUS zleceniodawca będący osobą fizyczną, który nikogo nie zatrudnia na umowę o pracę, nie płaci FP od umów cywilnoprawnych. Jeśli to Twoja sytuacja, potwierdź ją z księgową i odejmij tę pozycję od wyniku.
Ile doliczyć do stawki dla klienta
Koszt godziny pracy to koszt pracodawcy podzielony przez godziny w miesiącu (domyślnie 168). Ale klient nie zapłaci za każdą z nich: dojazdy, zakupy w hurtowni, urlop i poprawki to godziny, które opłacasz, a których nie sprzedasz. Dlatego kalkulator dzieli koszt przez godziny faktycznie fakturowane i dopiero do tego dolicza Twój narzut na koszty firmy i zysk.
Przykład: pracownik na płacy minimalnej kosztuje 5790,28 zł, czyli 34,47 zł za każdą z 168 godzin. Przy 75% czasu fakturowanego jedna sprzedana godzina kosztuje Cię 45,95 zł, a z narzutem 20% musisz za nią brać co najmniej 55,15 zł netto. Z tej kwoty zrób pozycję „robocizna pomocnika” w wycenie, a marżę sprawdź w kalkulatorze marży i VAT.
Czego kalkulator nie uwzględnia
- Limitu 30-krotności przeciętnego wynagrodzenia (282 600 zł w 2026 r., art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), po którym przestaje się płacić emerytalną i rentową. Dotyczy tylko bardzo wysokich pensji.
- Obniżenia składki zdrowotnej do wysokości zaliczki liczonej według przepisów z 2021 r. (art. 83 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej). Może mieć znaczenie przy bardzo niskim wynagrodzeniu, np. na małej części etatu.
- Nadgodzin, premii, wynagrodzenia chorobowego, badań lekarskich, szkolenia BHP, odzieży roboczej i narzędzi.
- Zlecenia do 200 zł opodatkowanego ryczałtem, zwolnień z FP i FGŚP dla osób wracających z urlopów rodzicielskich i skierowanych przez urząd pracy oraz wpłat dodatkowych do PPK.
Kalkulator ma charakter informacyjny i nie zastępuje listy płac przygotowanej przez księgową. Stan prawny: wrzesień 2026.
Powiązane cenniki i poradniki
- Jak nie zaniżać cen usług: dlaczego to robisz i jak przestać
- Marża na usługach: jak liczyć? Wzór i przykład z remontu
- Jak prowadzić firmę jednoosobową: wyceny, oferty i klienci
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje pracodawcę pracownik na płacy minimalnej w 2026 roku?
Pełny etat za 4806 zł brutto kosztuje firmę 5790,28 zł miesięcznie, czyli 69 483,36 zł rocznie (przy składce wypadkowej 1,67%). Pracownik powyżej 26 lat z PIT-2 dostaje na rękę 3605,85 zł, a poniżej 26 lat z ulgą dla młodych 3773,85 zł.
Czy zatrudnienie studenta na zleceniu jest tańsze?
Tak. Za ucznia lub studenta do 26 lat na zleceniu nie płacisz składek ZUS ani zdrowotnej, a jego wynagrodzenie jest zwolnione z PIT do 85 528 zł rocznie, więc koszt pracodawcy równa się kwocie z umowy. Musisz jednak płacić co najmniej 31,40 zł brutto za godzinę.
Ile doliczyć do stawki za godzinę pracy pomocnika?
Podziel pełny koszt pracodawcy przez godziny, które faktycznie sprzedasz klientom, a nie przez wszystkie godziny pracy, i dodaj narzut na koszty firmy i zysk. Pomocnik na płacy minimalnej przy 75% czasu fakturowanego i narzucie 20% to co najmniej 55,15 zł netto za godzinę.
Czy kalkulator uwzględnia urlop i chorobowe?
Wynagrodzenie za urlop mieści się w miesięcznym brutto, więc koszt się nie zmienia, ale pracownik przepracuje mniej godzin. Ten czas uwzględnisz, zmniejszając procent czasu fakturowanego. Kalkulator nie dolicza wynagrodzenia chorobowego, nadgodzin ani badań lekarskich i szkoleń BHP.
Wynik jest orientacyjny: to widełki rynkowe na 2026 rok (stan: wrzesień 2026), a nie oferta. Ostateczną cenę ustala wykonawca po oględzinach.